Oficina de Administración

Quiénes Somos

Oficina de Administración

Presentación

La Oficina de Administración es la encargada de conducir, orientar y monitorear de manera óptima los servicios administrativos de Abastecimiento Contabilidad y Tesorería. Tiene a su cargo la ejecución presupuestaria y la administración de personal, así como la proposición, difusión y asesoría para el empleo de nuevos procedimientos, métodos y sistemas de trabajo relacionados con el ámbito de su competencia.

Luis A. Collantes Valladares
Director de Administración

Escuela Nacional Superior de Folklore José María Arguedas

Director presentación

Funciones

  • Formular ejecutar y evaluar el Plan Operativo de la Oficina de Administración, de acuerdo con las necesidades de los usuarios de LA ENSFJMA y de conformidad con los lineamientos de la Dirección General.
  • Planificar, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar la administración de personal, los recursos materiales, financieros y los servicios generales.
  • Brindar apoyo a los Direcciones de la ENSFJMA con los recursos materiales y financieros que permitan realizar las acciones de su competencia.
  • Elaborar y proponer normas internas relacionadas con los Sistemas los Sistemas Administrativos de Personal, Abastecimiento, Tesorería y Contabilidad de la Institución.
  • Ejecutar el Presupuesto Institucional en concordancia con las políticas establecidas por la Dirección General
  • Coordinar con los órganos homólogos el adecuado funcionamiento de los Sistemas Administrativos a su cargo y la correcta y oportuna administración de personal, recursos materiales, financieros y de servicios generales.
  • Elaborar, desarrollar y aplicar normas, métodos y procedimientos con relación a las acciones y procesos técnicos del sistema de personal de la ENSFJMA.
  • Promover y desarrollar acciones para el bienestar y capacitación administrativa del personal de la ENSFJMA
  • Mantener relaciones funcionales y de gestión con los Órganos y Organismos del sector Educación y la Administración Pública.

 

FUNCIONES DE LA JEFATURA DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

  • Formular, ejecutar y evaluar el Plan Operativo de la Oficina, de conformidad con las necesidades de la ENSFJMA y los lineamientos de la Dirección General
  • Planificar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades que desarrolla la Oficina de Administración.
  • Proponer las políticas y acciones destinadas a mejorar el funcionamiento de los Sistemas Administrativos de su competencia.
  • Brindar asesoramiento a la Dirección General y a los demás Direcciones de la ENSFJMA en asuntos relacionados con las acciones de Personal, Abastecimiento, Contabilidad y Tesorería.
  • Coordinar, controlar y evaluar permanentemente las acciones que desarrollan las dependencias y personal a su cargo.
  • Promover, coordinar y apoyar las acciones de capacitación permanente del personal a su cargo

Estructura orgánica

Área de Recursos Humanos

El Área de Recursos Humanos es el órgano de apoyo responsable de conducir los procesos del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos. Asimismo, promueve el bienestar y el desarrollo de las personas administrando las relaciones laborales de los recursos humanos en la Escuela Nacional Superior de Folklore José María Arguedas; de igual forma, es la encargada de implementar las disposiciones que emita la Autoridad Nacional del Servicio Civil – SERVIR como ente rector del Sistema Administrativo de Recursos Humanos. Depende jerárquicamente de la Oficina de administración.

Funciones de Recursos Humanos

  • Gestión de recursos humanos de la Escuela Nacional Superior de Folklore José María Arguedas; de igual forma, bajo el marco de las disposiciones emitidas por el ente rector y las normas vigentes.
  • Dirigir, implementar y evaluar los procesos de incorporación y administración del personal hasta su desvinculación.
  • Dirigir, implementar y evaluar los procesos de gestión de las compensaciones económicas y no económicas, conforme a los documentos de gestión y normas de la materia, para el personal de la Escuela Nacional Superior de Folklore José María Arguedas; de igual forma.
  • Expedir proyecto de resoluciones y proponer directivas, así como celebrar contratos y convenios en las materias de su competencia.
  • Formular e implementar los instrumentos de gestión de recursos humanos bajo su competencia y otros, según lo establecido por las normas del ente rector.
  • Administrar y mantener actualizado los registros de personal y de sanciones regulados por el ente rector del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos.
  • Las demás funciones que le sean asignadas y aquellas que le sean dadas por normativa expresa, en el ámbito de su competencia.

Área de Abastecimiento

Es el área encargada de asegurar el abastecimiento y monitoreo de los bienes y servicios, para el logro de los objetivos de la institución. Esto permite la optimización de los recursos públicos, asegurando la satisfacción y oportunidad en la atención de servicios dirigidos al área usuaria.

Funciones de la Jefatura del Área de Abastecimiento 

  • Coordinar, ejecutar y controlar los procesos de programación, adquisición, distribución y control de los bienes y servicios, requeridos por las áreas usuarias.
  • Programar, coordinar y ejecutar los procesos de adquisiciones y contrataciones e informar a los órganos competentes el estado de los mismos.
  • Aprobar los expedientes de contratación de los procedimientos de selección conforme a la normatividad de contrataciones del Estado.
  • Administrar las actividades de servicios generales, asignación, uso y mantenimiento del vehículo de la institución.
  • Supervisar la seguridad y vigilancia de la sede Santa Beatriz y la sede de Comas, así como ejecutar las acciones para su mantenimiento.

Área de Contabilidad

El área de Contabilidad es la encargada de formular los Estados Financiero, Presupuestarios e Información Complementarias, en forma mensual, trimestral semestral y anual en el Modulo Contable del SIAF Cliente y en el Modulo Contable WEB, en el marco de la normatividad vigente de Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad e instructivos.

Funciones de la Jefatura del Área de Contabilidad

  • Dirigir, supervisar y suscribir toda la información contable para su presentación en los plazos establecidos.
  • Coordinar con las área responsables, el cronograma de actividades de acuerdo a las disposiciones legales, a fin de cumplir oportunamente la presentación de la información financiera y presupuestaria.
  • Realizar el registro de la fase devengado de los expedientes en el módulo SIGA con interfaz en el SIAF, de acuerdo a la normativa vigente.
  • Efectuar la contabilización en el módulo contable SIAFSP, la Recudaciòn de Ingresos Financieros y Ejecución de Gastos, planillas de personal, viáticos, caja chica y otros, de acuerdo al Plan Contable Gubernamental, en las fases de Compromiso, Devengado, y Girado.
  • Conducir y desarrollar los procesos de formulación, notas y análisis e interpretación de los Estados Financieros, así como de la información contable.
  • Registrar en el Módulo MIF – Modulo de Instrumentos Financieros, la información de datos contables.
  • Conciliar y elaborar Actas de Conciliación de Almacén, Patrimonio, Tesorería y Personal.

 

Área de  Control Patrimonial

La Oficina de Control Patrimonial, es el órgano de línea de la Dirección de Administración; tiene como objetivo normar e implementar procedimientos técnicos previstos en el Sistema Nacional de Bienes Estatales, oficializados por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales para su aplicación en actos de adquisición, administración, disposición, registro, supervisión, Inscripción, saneamiento, alta, baja, venta y otros conceptos que determine el control de bienes patrimoniales de propiedad de la ESCUELA NACIONAL SUPERIOR DE FOLKLORE JOSE MARIA ARGUEDAS.

Funciones

  • Organizar, coordinar, dirigir la aplicación de procesos técnicos previstos en el Sistema Nacional de Bienes Estatales, referente adquisición, administración, disposición, registro, supervisión, inscripción, saneamiento, alta, baja, venta y otros conceptos que determine el control de bienes muebles e inmuebles de la ESCUELA NACIONAL SUPERIOR DE FOLKLORE JOSE MARIA ARGUEDAS.
  • Proponer la implementación de procedimientos internos que faciliten el control sobre uso, custodia, conservación, mantenimiento y mejora de los Bienes Patrimoniales de la ESCUELA NACIONAL SUPERIOR DE FOLKLORE JOSE MARIA ARGUEDAS.
  • Promover las acciones de saneamiento de bienes muebles e inmuebles, incluyendo su inscripción en el Registro de la Propiedad Inmueble de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (SUNARP) y su ingreso al Sistema de Información Nacional de Bienes de Propiedad Estatal (SINABIP).
  • Registrar y valuar los bienes inmuebles en el Modulo de Revaluación de Edificios y Terrenos del Ministerio de Economía y Finanzas.
  • Desarrollar y actualizar procedimientos técnicos de identificación, codificación, registro, control patrimonial, recuperación, distribución, conservación, mantenimiento, custodia, alta, baja, sustracción y disposición final de bienes comprendidos en el marco normativo del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
  • Identificar, codificar y asignar el valor monetario a los bienes muebles que ingresan a la escuela bajo cualquier forma o modalidad, en función a sus características, estructura y naturaleza.
  • Constituir el Registro Permanente (Inventario Permanente) e inscribir la totalidad de Bienes Muebles de la ESCUELA NACIONAL SUPERIOR DE FOLKLORE JOSE MARIA ARGUEDAS que conforman su patrimonio mobiliario.
  • Mantener en custodia el archivo de documentos que sustentan el ingreso, baja, venta, transferencia y otros conceptos de desplazamiento de bienes muebles e inmuebles.
  • Tramitar la tasación de bienes patrimoniales que carecen de la documentación para determinar el valor requerido para su registro inicial, así como para su desplazamiento y otras acciones condicionadas a su valor actualizado.
  • Actualizar el valor en libro de bienes muebles e inmuebles sometidos al proceso de mejoramiento previsto en la normatividad legal.
  • Procesar el Inventario Físico valorizado de bienes muebles, como sustento al patrimonio mobiliario de la escuela y cumplir con su presentación al Director de la Oficina de Administración.
  • Tramitar ante el Director de Administración proyecto de Resolución para alta, baja, donación, así como el pase a disposición final de bienes muebles previamente dados de baja.
  • Integrar la Comisión de Inventario como facilitar y coordinar los aspectos referentes a la toma del inventario físico de bienes muebles de la escuela.
  • Facilitar la toma del Inventario Físico de bienes muebles al cierre de cada año fiscal y realizar periódicamente verificaciones selectivas en las áreas usuarias de dichos bienes.
  • Realizar la conciliación contable de Bienes Muebles e Inmuebles con la Oficina Contabilidad.

 

Área de  Control Previo

Funciones

  • Efectuar el control previo y concurrente de las operaciones administrativas-financieras de la ENSFJMA, así como mantener actualizada la contabilidad de las transacciones y proponer oportunamente los ajustes y modificaciones necesarias.
  • Evaluar los Planes y Programas de la Oficina de Administración, en coordinación con los órganos que la integran de acuerdo a las pautas que establezca el Jefe de la Oficina de Administración.
  • Consolidar los informes que sobre implementación de medidas correctivas.
  • Formular la Memoria Anual de la Oficina de Administración.

Funciones de la Jefatura de Control Previo

  • Planear organizar, coordinar, controlar y evaluar las actividades del área.
  • Evaluar los Planes y Programas de la Oficina de Administración.
  • Consolidar los informes sobre la implementación de las medidas correctivas.
  • Asesorar y apoyar a la Oficina de Administración en asuntos específicos de su competencia.
  • Coordinar con las dependencias y organismos internos y externos sobre asuntos de su competencia y de su responsabilidad
  • Emitir informes periódicos sobre las acciones realizadas por la Unidad a su cargo.
  • Elaborar la Memoria Anual de la Oficina de Administración.
  • Dirigir el control preventivo y concurrente, administrativo y financiero de las obligaciones que generan las dependencias del organismo central.
  • Dirigir y supervisar los arqueos periódicos y sorpresivos de los fondos y valores, así como de los arqueos y verificaciones especiales indicados por el Jefe de Administración.
  • Dirigir y evaluar el proceso de fiscalización de la documentación que origina ingreso y egreso presupuestario así como financiero.
  • Realizar otras funciones que le encargue o delegue el Jefe de Oficina.

 

Área de TI / Soporte Técnico

La Dirección de tecnología de información y Comunicación es un sello diferenciador para mantener a la Escuela Nacional Superior de Folklore “Jose Maria Arguedas” en posición de liderazgo en su conocimiento, apropiación y utilización en el ejercicio de la función académica y administrativa, etc. Será una gestión TIC propositiva que promueva la creatividad y la innovación en la academia, una gestión a la vanguardia de las tecnologías emergentes aplicadas a la educación superior. Gestiona estratégicamente el uso de las TIC asumiendo nuevas capacidades y retos en tecnología para la educación superior.

Funciones

  • Planear y dirigir la adquisición, actualización, implementación y operación de servicios, equipos o infraestructura de TI que permitan responder a las necesidades y requerimientos de la Escuela Nacional Superior de Folklore “Jose Maria Arguedas” con soluciones tecnológicas adecuadas, oportunas y a la vanguardia, garantizando su calidad y optimizando la relación costo-beneficio de las inversiones que se realizan, todo con mira al logro de los objetivos institucionales.

Directorio

Director de la Oficina de Administración
Luis A. Collantes Valladares ( lcollantes@escuelafolklore.edu.pe )

Secretaria de Administración

Gloria Cristina Cabrera Rojas
generica-ccr@escuelafolklore.edu.pe

Área de Contabilidad
Vilma Maria Carretero Quezada
vcarretero@escuelafolkore.edu.pe

Asistente Contable
Julissa Iris Lujan Muñoz
jlujan@escuelafolklore.edu.pe

Área de Tesorería
Enrique Pacheco Mesías
( epacheco@escuelafolklore.edu.pe )

Asistente de Tesorería
Angel Reyes Otiniano
(areyes@escuelafolklore.edu.pe)

Área de Personal
Alfredo Moreno Mosquito
( amoreno@escuelafolklore.edu.pe )

Asistente del Área de Personal
Marita Quiroz Puicon
( mquiroz@escuelafolklore.edu.pe )

Área de Abastecimiento
Patricia Camino Sotomayor
( gcamino@escuelafolklore.edu.pe )

Adquisiciones

Especialista administrativo
Julissa Luján Muñoz (jlujan@escuelafolklore.edu.pe )

Almacén
Gabriel Benites Hernández ( gbenites@escuelafolklore.edu.pe )

Área de Control Patrimonial
Daniel Sánchez Gómez ( dsanchez@escuelafolklore.edu.pe )

Área de Control Previo
Luis A. Collantes Valladares ( lcollantes@escuelafolklore.edu.pe )

Responsable TI
Ing. Paul Zamora Rojas
( rti-pzr@escuelafolkore.edu.pe )

Soporte Técnico – GESEDU Y SIAF
Jhonny Sanchez
( josanchez@escuelafolklore.edu.pe )

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